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Was ist eigentlich besser… Automatisierte Reportings (auch scheduled reportings) oder ein web-basiertes Dashboard?

Aus dem Bauch heraus würden viele hier wahrscheinlich klar zum Dashboard tendieren und dieses den automatisierten Reportings – meist als Excel – vorziehen.

Wenn man das Thema jedoch objektiv bewertet, stellt man fest, dass das Thema nicht so ohne weiteres zu beantworten ist. Gehen wir das Thema also einmal durch…

Was ist eigentlich ein Dashboard?

Dashboards werden genutzt um dem Empfänger relevante Daten anschaulich zu präsentieren ohne ihn dabei mit unendlich langen Daten-tapeten zu überfordern. Dies erlaubt es dem Nutzer komplexe Sachverhalte schnell zu analysieren und zu bewerten ohne dazu stundenlang vor einem riesen Datensatz zu sitzen und ihn erst zerpflücken zu müssen. Dashboards sind dabei meist web-basiert und werden in Echtzeit aktualisiert, teilweise jedoch auch nur tagesaktuell gehalten.

Viele Tools bieten mittlerweile eigene Dashbords an (beispielsweise Google Analytics), es kann jedoch auch vorkommen, dass zur Datenvisualisiserung weitere Technologien eingekauft/lizensiert werden müssen um die Daten per API zu erhalten und dann aufzubereiten.

Dashboards haben dabei den Vorteil, dass auf sie von jedem Ort der Welt zugegriffen werden kann (wenn keine Sicherheitsmechanismen aufgesetzt sind, die dies verhindern). Das bedeutet, dass man sich zum Beispiel vom Flughafenterminal mit seinem Firmenlaptop auf das Unternehmensdashboard einloggen kann und dort auf aktuelle Zahlen zugreifen kann um noch kurz vor Abflug eine dringend benötigte Entscheidung zu treffen. Ein Dashboard könnte jedoch auch dazu genutzt werden, um im Urlaub zu jeder Zeit mit einem Blick wichtige Kennzahlen im Auge zu behalten um entsprechend gegensteuern zu können, falls etwas aus dem Ruder läuft (auch wenn das nicht wirklich der Definition von Urlaub entspricht J ).

Was sind automatisierte Reportings?

Automatisierte Reportings (meist xls, csv oder pdf) bezeichnen Reportings die direkt – nach einer einmaligen manuellen Vorkonfiguration – von den datenerfassenden Tools (beispielsweise Google Analytics) an den Empfänger versendet werden.

Es kann jedoch auch hier vorkommen, dass ein Tool diese Funktion nicht anbietet, beziehungsweise die Reportings dort nicht so detailliert konfiguriert werden können wie es nötig ist. In solch einem Fall müssen – ähnlich wie bei den Dashboards – zusätzliche Technologien lizensiert werden die diesen Job übernehmen.

Bei automatisierten Reportings steht und fällt deren Wertig jedoch mit dem initial investierten Konfigurationsaufwand. Hier empfiehlt es sich speziell in die Konzeption der Reportings viel Zeit zu investieren! Man muss hierbei immer im Auge behalten wer die Reportings bekommt und welche Fragen er mit dem Reporting beantworten können muss oder auch welche Entscheidung er mit den Daten leichter treffen soll. Reportings/Zahlen sollten immer an die Personen gehen die auch einen Einfluss auf diese Zahlen nehmen können.

Der Vorteil bei automatisierten Reportings ist, dass Unternehmenszahlen, verlässlich zur jeder Zeit im gleichen Format vorliegen.

Showdown/Vergleich

1. Aufwand

Kriterium Dashboard Automated Reporting
Aufwand Konzeption 5 / 5 5 / 5
Aufwand Design 5 / 5 2 / 5
Aufwand Wartung 3 / 5 2 / 5

Hier gehen Automatisierte Reportings klar als Gewinner hervor. Dies liegt jedoch auch im Besonderen daran, dass Design-technisch hier meist starke Limitierungen vorliegen. In einem PDF „geht“ da einfach nicht so viel wie in einem html5 oder Flash basierten Dashboard.

2. Nutzung

Kriterium Dashboard Automated Reporting
Anpassungen durch Nutzer (post-launch) 4 / 5 (Tool abhängig) 1 / 5
Verfügbarkeit der Daten 5 / 5 2,5 / 5
Usability 5 / 5 4 / 5
Weiterverarbeitung der Daten 3/5 5/5

Hier gehen Dashboards klar als Gewinner hervor. Speziell die Möglichkeit, dass User sich Ihr Dashboard anpassen können (optisch und inhaltlich) bieten hier einen Vorteil den Automatisierte Dashboards nach einer initialen Vorkonfiguration nicht mehr mitbringen. Auch das die Daten nur zu bestimmten vorkonfigurierten Zeiten zur Verfügung stehen, lassen automated Reportings im Bereich „Nutzung“ nicht gut aussehen.

Fazit:

Wie so oft, gibt es leider keine eindeutige bessere Lösung. Jede Variante hat Ihre Stärken und ihre Schwächen. Es gibt jedoch auch Anwendungsgebiete wo automatisierte Reportings den Dashboards klar vorzuziehen sind. Möchte ich die zu analysierenden Daten beispielsweise weiter verarbeiten stoße ich bei Dashboards häufig auf das Problem die Daten aus dem Dashboard wieder rauszubekommen. Dashboards sind häufig einfach nicht dazu gedacht einen detailliert konfigurierbaren Datenexport bereitzustellen der die Datenverarbeitung in anderen Tools/Prozessen vorsieht.

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